President: The PTO President's primary responsibilities are to communicate, delegate whenever possible, facilitate discussions and meetings, oversee the leadership team, and act as the point person in all PTO matters.
Vice President: The Vice President works together with the President and takes over the functions of the President in the event that the President is absent.
Treasurer: The Treasurer is the person who handles the money. The treasurer MUST be a parent. All decisions about expenses must be made during a meeting, or if your group's Bylaws and/or Standing Rules permit, with the approval of the executive board. The Treasurer should work with the President to establish a budget for the year.
Membership Board Officer: The Membership Officer is responsible for recruiting parents and teachers to become members of the PTO. Also, you can work recruiting volunteers.
Family Events Officer: The Family Events Officer must choose programs that involve students and parents and oversee and coordinate events to bring the school community together.
Fundraising Officer: The Fundraising Officer should choose a few (hopefully quick and easy) fundraising events to raise money for the group throughout the year. The target should be based on the amount needed to fund the year's projects and programs and something extra to carry over to the following year.
Communication Officer: The Communications Officer must use multiple methods to get the word out about all PTO events. It must act as a central hub to provide the who, what, where, and how for everything. People can't get involved if they don't know about it, so this position is crucial.
Nominating Committee Officers: To help the pool continue as smoothly as possible, a list of nominating officers should be made a few days before the election is held. Nominating Officers should contact volunteers who are already involved and ask if they would like to continue, as well as reach out to parents who are not as involved. The PTO President must NOT be a Nominating Officer, nor be a member of the Nominating Committee.
Secretary: The Secretary should take minutes at meetings so there’s no confusion about what was discussed and decided at meetings. Sending thank-you notes and sympathy cards is another responsibility the Secretary can take care of.
Program Officer: Organizing and delegating all the tasks to have successful events.
Presidente: Las principales responsabilidades del presidente de la PTO son comunicarse, delegar siempre que sea posible, facilitar las discusiones y las reuniones, supervisar al equipo de liderazgo y actuar como la persona clave en todos los asuntos de la PTO.
Vice Presidente: El/la Vice Presidente trabaja mano a mano con el Presidente y asume las funciones del presidente en caso de que este falte.
Tesorero: El Tesorero es la persona que maneja el dinero. El tesorero DEBE ser un padre/madre. Todas las decisiones sobre los gastos deben tomarse durante una reunión, o si los Estatutos y/o las Reglas Permanentes de su grupo lo permiten, con la aprobación de la junta ejecutiva. El Tesorero debe trabajar con el Presidente para establecer un presupuesto para el año.
Oficial de Membresía: El Oficial de Membresía es responsable de reclutar a los padres y maestros para que se conviertan en miembros de la PTO. Tambien, puede trabajar reclutando voluntarios.
Oficial de Eventos Familiares: El Oficial de Eventos Familiares debe elegir programas que involucren a los estudiantes y a los padres y supervisar y coordinar los eventos para unir a la comunidad escolar.
Oficial de Recaudación de Fondos: El Oficial de Recaudación de Fondos debe elegir algunos eventos de recaudación de fondos (ojalá rápidos y fáciles) para recaudar dinero para el grupo durante todo el año.
El objetivo debe basarse en la cantidad necesaria para financiar los proyectos y programas del año y algo extra para trasladarlo al año siguiente.
Oficial de Comunicaciones: El Oficial de Comunicaciones debe utilizar múltiples métodos para correr la voz sobre todos los acontecimientos de la PTO. Debe actuar como un eje central para proporcionar el quién, el qué, el dónde y el cómo para todo. La gente no puede involucrarse si no lo sabe, por lo que esta posición es crucial.
Oficiales del Comité Nominaciones: Para ayudar a que el grupo continúe de la manera más fluida posible, se debe hacer una lista de oficiales de nominaciones unos dias antes de que se celebren las elecciones.
Los Oficiales de Nominaciones deben ponerse en contacto con los voluntarios que ya están involucrados y preguntarles si les gustaría continuar, así como comunicarse con los padres que no están tan involucrados.
El Presidente de la PTO NO debe ser Oficial de Nominaciones, ni formar parte del Comité de Nominaciones.
Secretario: El Secretario debe tomar actas (minutas de notas) en las reuniones para que no haya confusión sobre lo que se discutió y decidió en las reuniones. El envío de notas de agradecimiento y tarjetas de condolencia es otra responsabilidad de la que puede encargarse el Secretario.
Coordinadores de Programas: Organizar y delegar todas las tareas para tener eventos exitosos.